Планирование и контроль денежных средств

Для классификации операций с денежными средствами используется список Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Статьи движения денежных средств.

При первом запуске программы в списке Статьи движения денежных средств заполняется информация о предопределенных статьях движения денежных средств, связанных с теми хозяйственными операциями, которые используются в прикладном решении внутри алгоритмов по умолчанию. Это не достаточный для полноценной работы список аналитических статей ДДС, его нужно настроить на проекте внедрения на используемый в компании.

При вводе документа движения денежных средств с указанием определенной хозяйственной операции будет автоматически заполняться статья движения ДС, если она является единственной в базе для данной операции, иначе нужно указать её самостоятельно.

Для того чтобы, проверить количество статей ДДС, привязанных к операции можно перейти в раздел Казначейство - Статьи движения денежных средств, установить отбор по нужной хозяйственной операции.

Также можно создать документ с нужной операцией, открыть форму выбора статьи ДДС и установить переключатель в положение По хозяйственной операции.

Пользователь может самостоятельно вводить новые статьи движения денежных средств. При создании новой статьи ДДС указывается хозяйственная операция (гиперссылка Указать хозяйственные операции реквизита Хозяйственные операции).

В договорах и соглашениях можно указать ту статью движения денежных средств, которая будет автоматически подставляться в платежные документы, оформленные по соглашению или договору. При этом договор имеет больший приоритет по сравнению с соглашением.

В платежных документах статью ДДС можно выбрать по хозяйственной операции, указанной в документе, либо выбрать из всех статей ДДС, зарегистрированных в информационной базе.

По умолчанию форма выбора статьи ДДС открывается с отбором по указанной в документе хозяйственной операции (режим По хозяйственной операции). С помощью установки переключателя в положение Все статьи можно выбрать статью из списка всех статей без отбора. В режиме Все статьи возможно создавать новые статьи ДДС. При выборе элемента списка в режиме Все статьи происходит автоматическая привязка выбранной статьи ДДС к хозяйственной операции, для которой оформляется документ.

Например, по одной статье движения денежных средств можно учитывать все оплаты и возвраты.

Предусмотрена возможность скрыть от выбора статью ДДС в режиме По хозяйственной операции по команде Скрыть от выбора.

Чтобы вернуть возможность выбора статьи ДДС в режиме По хозяйственной операции можно в карточку статьи ДДС добавить хозяйственную операцию вручную или в документе оплаты в поле выбора статьи ДДС выбрать с помощью закладки Все операции. Тогда хозяйственная операция в карточку Статья ДДС подставится автоматически.

Система заявок на расходование денежных средств позволяет выполнить следующие задачи:

■ отразить потребность в денежных средствах со стороны подразделений предприятия;

■ спланировать расход денежных средств, сформировать платежный календарь;

■ предотвратить несогласованные выплаты денежных средств;

■ отразить результаты распределения денежных средств по счетам;

■ отразить потребность оплаты в соответствии с требованиями ФЗ № 275-ФЗ;

■ проконтролировать свободные остатки денежных средств.

Использование заявок определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Заявки на расходование денежных средств.

Оформление операций расхода денежных средств по конкретному счету или кассе без обязательного ввода заявки на расходование денежных средств регулируется признаками Разрешить списание денежных средств без «заявок на оплату» и Разрешить выдачу денежных средств без «заявок на оплату», которые задаются индивидуально для расчетных счетов и касс соответственно.

Если данный признак не установлен, то наличие утвержденной заявки при оформлении расхода денежных средств обязательно.

Для регистрации намерений по расходованию денежных средств предусмотрен документ Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Заявка на расходование денежных средств. Характер и назначение планируемого списания денежных средств определяются предопределенными видами операций документа:

■ Выдача подотчетнику;

■ Оплата поставщику;

■ Возврат или иная оплата клиенту;

■ Перечисление налога;

■ Оплата в другую организацию;

■ Прочий расход;

■ Перечисление на депозиты и др.

При оформлении документов Заявка на расходование денежных средств инициатор заявки указывает назначение платежа (кнопка Заполнить), сумму и дату оплаты.

Поддерживается планирование суммы заявки В валюте платежа или В валюте взаиморасчетов. Режим Планирование: В валюте взаиморасчетов при оплате в рублях позволяет указать сумму заявки в валюте расчетов, без привязки к курсу на дату создания заявки, когда курс на будущую дату платежа еще неизвестен, банковский счет в заявке указывается рублевый. Тогда документ оплаты, созданный по заявке, будет содержать рублевую сумму, пересчитанную по курсу на дату фактической оплаты.

В этом случае валютой заявки будет валюта взаиморасчетов. При проведении заявки осуществляется проверка на совпадение валюты заявки всем валютам взаиморасчетов закладки Расшифровка платежа.

Для операций Перечисление налогов и взносов, Выдача подотчетнику и Прочий расход в заявке есть возможность планирования в валюте взаиморасчетов, как для оплаты поставщикам, реквизиты Сумма и Валюта взаиморасчетов выведены в расшифровке платежа. Но в платежных документах с этими операциями суммы взаиморасчетов уже нет. При вводе платежного документа сумма заявки в валюте взаиморасчетов пересчитывается по текущему курсу в валюту оплаты. Суммы в валюте используются только для планирования и расчета суммы по курсу на дату оплаты.

Если документ Заявка на расходование ДС формируется на основании договора с контрагентом (договора между организациями), то на закладке Расшифровка платежа поле Ставка НДС заполняется автоматически, исходя из указанных данных в договоре на закладке Расчеты и оформление (Расчеты и налогообложение) в поле Ставка НДС для платежей, и Сумма НДС рассчитывается автоматически.

Ставка НДС и Сумма НДС в документе Заявка на расходование ДС заполняются автоматически:

■ При вводе на основании;

■ При выборе объекта расчетов (при условии, что ставка одна);

■ В результате подбора по остаткам расчетов.

Заявка на расходование ДС оформляется с указанием определённого объекта расчётов таких как, договор, в котором указана валюта взаиморасчётов (например, у.е.), а также Заказ поставщику, в котором указан договор с валютой взаиморасчётов (например, у.е.). В этом случае при подстановке объекта расчётов, валюта взаиморасчётов Заявка на расходование ДС станет у.е..

Рекомендуем изучить порядок заполнения даты платежа и суммы платежа в статье Заполнение даты платежа и суммы платежа в заявке на расходование ДС.

После создания заявка должна пройти два этапа согласования платежа:

■ Согласование;

■ Утверждение к оплате.

Управление заявкой осуществляется при помощи статусов документа.

Заявка согласовывается заинтересованными лицами. Например, руководитель подразделения согласовывает заявку, проверяя целесообразность и обоснованность расхода, финансовый контролер проверяет заявку на соответствие лимитам по бюджету, бухгалтер – правильность оформления документов на оплату и отсутствие задолженностей по расчетам.

Для согласования заявок предусмотрено рабочее место Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Заявки к согласованию. После согласования заявке присваивается статус Согласована, а на форме документа отображается информация об ответственном лице, которым согласована заявка (реквизит Согласовал).

Следующий этап – рассмотрение заявки казначеем и постановка ее в график платежей. Для этого заявке присваивается статус К оплате. Казначей, используя рабочее место Платежный календарь, определяет, с какого расчетного счета (кассы) будет произведена оплата. При наличии кассовых разрывов отдельные заявки могут быть перенесены на другую дату или отклонены. После постановки статуса К оплате заявки на расходование денежных средств подлежат к исполнению – процессу оплаты.

Всем пользователям, имеющим права на работу с документом Заявка на расходование ДС, доступна установка статусов Не согласована и Отклонена. При этом тем, кто может согласовывать заявки, доступна установка статуса Согласована, а утверждающим заявки - статуса К оплате.

Возможность установки статусов в документе Заявка на расходование ДС представлена в таблице ниже, где под инициатором, согласующим, утверждающим понимаются пользователи, имеющие права, соответственно, на создание, согласование и перевод заявок в статус К оплате.

Порядок установки последующих статусов для одного пользователя в зависимости от текущего статуса представлен в таблице ниже:

Внимание

Система предоставляет ограниченные возможности по организации бизнес-процесса согласования заявок. Для расширения возможностей согласования: гибкие настройки исполнителей, процессы, зависящие от значений полей заявки, нужно использовать интеграцию с «1С:Документооборотом». Подробнее с этим можно ознакомиться в разделе Интеграция с «1С:Документооборотом».

Приоритеты оплаты используются в статьях движения денежных средств (поле Приоритет оплаты) и заявках на расходование денежных средств (поле Приоритет). Для определения приоритетов предусмотрен справочник  Приоритеты оплаты (см. раздел Казначейство – Планирование и контроль денежных средств). Приоритет статей ДДС и заявок на расходование денежных средств используют один справочник Приоритеты оплаты.

Использование приоритетов оплаты позволяет выстроить очередь заявок на расходование денежных средств по приоритетам статей ДДС или приоритетам заявок в рамках платежного календаря. Одновременно два отбора использовать нельзя.

Приоритеты используются также в списке заявок. Приоритет статей ДДС в списке заявок на расходование денежных средств не отображается.

Бывают ситуации, когда по согласованной к оплате заявке с уже проведенной частичной оплатой, принимается решение далее не платить. Заявку нужно закрыть на остаток к оплате.

Для этого в системе есть возможность закрывать частично оплаченные заявки, по которым не планируется больше оплат. При закрытии заявки ставится флаг Закрыта. Остаток суммы выводится справочно рядом с отметкой.

Для отмены закрытия заявки, если нужно вернуть ее к оплате, флаг нужно снять и перепровести заявку.

Команда Установить статус - Закрыть есть в форме списка заявок, что позволяет работать со списком заявок.

Аналогичная команда закрытия есть  форме Платежный календарь, что позволяет контекстно закрыть частично оплаченные заявки, которые не планируется больше оплачивать сразу при анализе состояния платежного календаря.

Сумма Закрыто выводится в контекстном отчете из заявки Отчеты – Оплата заявок на расходование денежных средств, который показывает документы оплаты по заявке и план- факт состояния оплаты.

Платежный календарь является инструментом для оперативного финансового планирования, с помощью которого казначей осуществляет управление денежными средствами предприятия, формирует график платежей и контролирует его своевременное исполнение.

Использование платежного календаря определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Заявки на расходование денежных средств.

В рамках платежного календаря предоставляются следующие возможности:

■ настройка и управление составом данных платежного календаря;

■ учет платежей по графикам заказов с частичным исполнением;

■ определение сумм платежей с учетом распределения оплаты по различным банковским счетам/кассам и дням оплаты;

■ установка отборов по организациям, дням планирования, валюте, банковским счетам и кассам;

■ расшифровка выплат и поступлений до объектов расчетов;

■ группировка объектов оплаты по статьям ДДС, получателям, приоритетам статьи ДДС, операциям (конвертация валюты, оплата поставщику, прочий расход ДС) и др.;

■ групповое распределение заявок по дням оплаты, банковским счетам и кассам, в том числе с оплатой за счет средств ГОЗ;

■ планирование денежных средств;

■ пакетное формирование документов списания безналичных ДС;

■ выгрузка платежей в банк.

Подробнее возможности управления денежными средствами в платежном календаре рассмотрены:

■ в видеоуроке https://its.1c.ru/video/erp_automation_payment_calendar;

■ в Лектории «Формирование платежного календаря» https://its.1c.ru/video/lector20220721-1.

В рамках рабочего места Платежный календарь доступны различные режимы управления данными (кнопка Вид).

Режим Заявки – Календарь используется для распределения заявок по счетам и кассам. Выводится список заявок, а также данные по остаткам и оборотам с группировкой по банковским счетам/кассам в разрезе валюты.

Распределение заявок на расходование денежных средств выполняется на ближайший день оплаты и наиболее подходящий банковский счет (кассу), на котором достаточно денежных средств (кнопка К оплате). В момент распределения оплаты выполняется автоматический перевод заявок в статус К оплате.

Можно распределить как одну, так и несколько заявок. В момент распределения система автоматически подбирает наиболее подходящий банковский счет из списка банковских счетов в платежном календаре в порядке приоритетности их расположения («сверху вниз»). Дата оплаты подбирается системой исходя из даты платежа, указанной в заявке. Приоритет при распределении по счетам отдается банковскому счету, указанному в заявке на закладке Основное при указании формы оплаты.

В платежном календаре при выполнении переноса Заявок на расходование ДС или разбивки платежа на другой счёт или кассу не отображаются закрытые и помеченные на удаление счета и кассы, т.е. они исключены из списка выбора.

Фактические результаты распределения заявки показываются на закладке Распределение по счетам в документе заявки на расходование ДС.

Режим Календарь – Платежи используется для детальной работы с данными календаря, обеспечивает работу с платежами при помощи различных инструментов системы. В верхней табличной части выводятся данные по остаткам и оборотам с группировкой по банковским счетам/кассам в разрезе валюты.

Банковский счет/касса в платежном календаре является узлом дерева, при разворачивании которого выводится информация по поступлениям и списаниям денежных средств. Поступления и списания детализируются до документов оперативного планирования платежей (объектов оплаты), детальная информация по которым отображается в нижней табличной части.

В роли объектов оплаты выступают:

■ Заявки на расходование денежных средств.

■ Ожидаемые поступления денежных средств:

○ оплаты заказов клиентов, накладных, договоров (по графикам);

○ возвраты денежных средств от поставщиков;

○ оплаты по документам Передача товаров между организациями.

■ Ожидаемые списания (без оформленных заявок на расходование денежных средств):

○ оплаты заказов поставщикам, накладных, договоров (по графикам);

○ возвраты денежных средств клиентам;

○ документ Ввод остатков взаиморасчетов по договорам аренды (из графика исключаются платежи строки оплаты, которых меньше даты документа ввода остатков);

○ оплаты по документам Передача товаров между организациями.

Ограничение

Возможности, предоставляемые в рамках режима Календарь – Платежи:

■ Изменение параметров объектов оплаты (дата оплаты, банковский счет/касса) – позволяет выполнить перенос заявок на расходование денежных средств с одной даты оплаты на другую и/или с одного счета (кассы) на другой в рамках календаря (кнопка Изменить платеж).

■ Группировка объектов расчетов (накладные, заказы, заявки и др.) по различным параметрам (статье ДДС, операции, подразделению, приоритету заявки и др.) – кнопка Группировка.

Режим Список заявок используется для распределения заявок по счетам и кассам. В этом режиме показывается только список заявок – как распределенных (ожидающих формирования платежного документа), так и нераспределенных (ожидающих распределения по счетам/кассам и дням оплаты).

В рамках платежного календаря предоставляются дополнительные возможности:

■ Отбор заявок, которые требуется распределить по банковским счетам/кассам и дням оплаты (кнопка Только к распределению).

■ Группировка заявок по подразделению, операции, приоритету статьи ДДС, приоритету заявки, получателю и др. (кнопка Группировка).

■ Частичная оплата по заявке. Такая возможность обеспечивается за счет механизма разбиения суммы заявки по датам платежа и нескольким банковским счетам/кассам (кнопка Изменить платеж – Разбить оплату в режиме Календарь – Платежи или кнопка Разбить оплату из контекстного меню списка заявок в режимах Список заявок, Заявки – Календарь). Сумма и дата нового платежа вводятся в форме Введите сумму и дату нового платежа.

■ Отмена постановки заявки на оплату в указанный день с указанного банковского счета/кассы выполняется по кнопке Изменить платеж – Отменить распределение в режиме Календарь – Платежи или по кнопке Разбить оплату из контекстного меню списка заявок в режимах Список заявок, Заявки – Календарь.

В случае диагностирования кассовых разрывов (недостатка денежных средств у предприятия для выплат по обязательствам, фактически наступившим и запланированным) данные значения выделяются в платежном календаре красным цветом.

Входящий остаток на счете в платежном календаре это остаток денежных средств + сумма к зачислению - сумма к списанию. То есть, учитываются непроведенные банком платежи.

При работе с платежным календарем обеспечивается различная детализация платежных позиций:

■ остатки по банковским счетам (кассам) – позволяет определить, с каких счетов погашать обязательства и есть ли необходимость в перемещении денежных средств между счетами;

■ остатки по валютам – позволяет определить необходимость конвертации;

■ общий итог по одной валюте – позволяет определить необходимость кредитования/принятия решения о размещении свободных средств;

■ остатки по валютам с пересчетом в одну валюту в целях определения покрытия сумм конвертации.

Для упрощения работы с данными платежного календаря можно установить фильтр по банковским счетам и кассам (кнопка Счета/Кассы):

■ Все – будут показаны остатки денежных средств по всем банковским счетам/кассам;

■ Выбранные – будут показаны остатки денежных средств только по отобранным банковским счетам/кассам;

■ Подходящие выделенной заявке – будут отобраны банковские счета и кассы для текущей строки из списка заявок. Подходящие банковские счета и кассы прикладное решение определяет в зависимости от желаемых параметров оплаты.

Для планирования денежных средств предусмотрены инструменты, использование которых позволяет оформить различные операции (кнопка Запланировать):

■ перечисление денежных средств на другой счет – позволяет запланировать перечисление денежных средств на другой банковский счет (документ Распоряжение на перемещение денежных средств с типом операции Перечисление ДС на другой счет);

■ выдача денежных средств в другую кассу – позволяет запланировать выдачу денежных средств из одной кассы в другую (документ Распоряжение на перемещение денежных средств с типом операции Выдача ДС в другую кассу);

■ инкассация в банк – позволяет запланировать перемещение денежных средств из кассы на банковский счет (документ Распоряжение на перемещение денежных средств с типом операции Инкассация ДС в банк);

■ инкассация из банка – позволяет запланировать перемещение денежных средств с банковского счета в кассу (документ Распоряжение на перемещение денежных средств с типом операции Инкассация ДС из банка);

■ конвертация валюты – позволяет отразить потребность в переводе (обмене) одного вида валюты в другой (документ Заявка на расходование ДС с типом операции Конвертация валюты). В заявке указывается, какая валюта планируется для покупки и по какому курсу. Пересчет суммы из одной валюты в другую выполняется автоматически.

Для вывода на печать данных календаря и возможности отображения данных с произвольной структурой используется отчет Реестр платежей. Отчет формируется по данным платежного календаря. В отчете выводится информация по заявкам к оплате, итогам по валютам, организациям и др. Переход к данному отчету выполняется из формы платежного календаря (кнопка Реестр платежей).

Для управления составом данных, которые используются для расчета плановых остатков денежных средств, используется форма Настройки платежного календаря (кнопка Еще – Настройка). Например, остатки денежных средств в платежном календаре можно сгруппировать по валютам в разрезе банковских счетов/касс.

Возможность группировки по валютам обеспечивается при установленном флажке Группировать по валютам в форме настройки платежного календаря.

Групповое формирование пакета документов списания безналичных ДС и выгрузка платежей в банк

После распределения заявок по дням и счетам/кассам можно формировать документы списания безналичных денежных средств.

Пакетное формирование платежных документов списания безналичных ДС по нескольким выделенным распоряжениям выполняется по кнопке Сформировать списание ДС на форме платежного календаря.

Формирование пакета платежных документов состоит из двух последовательных шагов:

1-й шаг. Контроль заявок на расходование денежных средств (форма Контроль заявок на расходование денежных средств). Контроль выполняется автоматически в момент формирования платежных документов.

Если оплата осуществляется за счет средств ГОЗ, то в момент создания платежей выполняется проверка заявок на соответствие критериям ГОЗ (ФЗ № 275-ФЗ от 29.12.2012 г. и Указанию Банка России № 3279 от 15.07.2015 г.) (контроль правильности заполнения распоряжений на оплату, наличия и достаточности подтверждающих документов, попадающих под «режим использования отдельного счета»). Например, системой будет запрещено сформировать платежное поручение по заявке, сумма которой с учетом ранее созданных распоряжений и оплат превышает сумму подтверждающего документа. Для прошедших контроль заявок автоматически устанавливается флажок  Контроль пройден (колонка Результат контроля), свидетельствующий о необходимости и доступности для заявок формирования платежного документа. Результат контроля показывается по каждой заявке в списке Результаты контроля. Для работы с более узким набором данных можно установить отбор по заявкам – как прошедшим контроль (режим Контроль пройден), так и не прошедшим контроль (режим Контроль не пройден). По заявкам, приведенным в соответствие с требованиями ГОЗ и прошедшим контроль, можно сформировать платежные документы (кнопка Сформировать платежи, форма Контроль заявок на расходование денежных средств).

2-й шаг. Создание платежных документов с автоматическим проведением (форма Создано документов).

Список созданных платежных документов показывается в специализированной форме, отображаемой пользователю по результату формирования платежей. Для работы с созданными документами предусмотрен ряд инструментов:

■ удаление созданных документов (кнопка Отменить и удалить);

■ проведение документов (кнопка Провести);

■ закрытие формы создания с сохранением результата (кнопка Принять и закрыть);

■ выгрузка в банк сформированных платежных документов (кнопка Принять и выгрузить в банк). В форме по выгрузке платежей в банк автоматически отмечаются те банковские счета, по которым сформированы документы в помощнике.

Для оптимизации количества платежный поручений  оплачиваемые заявки на расход группируются по совпадающим реквизитам по:

■ получателю (отправителю),

■ хозяйственной операции,

■ подразделению,

■ счету получателя (счету отправителя).

Если создается только один документ оплаты, то открывается форма нового документа, а не список созданных документов.

Если группировка заявок в один платежный документ не требуется, то можно создавать из заявок документы через Создать на основании – Списание безналичных денежных средств.

Созданные по заявкам документы проводятся, если проходят проверку на заполнение обязательных реквизитов (банковский счет и др.).

Групповое оформление пакета платежных документов по нескольким выделенным распоряжениям обеспечивается в рамках рабочих мест:

■ Безналичные платежи (на закладках К поступлению, К оплате),

■ Журнал платежей,

■ Приходные кассовые ордера,

■ Расходные кассовые ордера,

■ Платежный календарь.

В прикладном решении предусмотрена возможность просмотра планируемых поступлений и расходов денежных средств в упрощенном виде, используя единый Журнал платежей. При работе с журналом платежей исключается использование заявок на расходование денежных средств.

При отключенной функциональной опции Заявки на расходование денежных средств для контроля и планирования денежных средств предусмотрено рабочее место Казначейство – Банк – Журнал платежей.

Доступность рабочего места определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Журналы платежных документов – Общий журнал платежей.

На выбор доступны различные варианты работы со списком платежных документов (отдельные журналы для каждого вида документа/общий журнал платежей). Использование журнала платежей позволяет осуществлять централизованную работу с платежными документами:

■ анализ списка оформленных платежей;

■ оформление нового платежа;

■ регистрация платежного поручения в банковской выписке;

■ выгрузка и загрузка платежей.

На закладке Платежи отображается список всех оформленных платежей. Для часто используемых операций (поступление оплаты от клиента, оплата поставщику) выделены отдельные кнопки для оформления новых платежей. С помощью кнопки Создать можно оформить любые платежи.

Используя отбор Типы документов, можно регулировать список платежных документов, которые будут отображаться в журнале.

Из журнала документов можно установить отметку о том, что платежное поручение зарегистрировано в банковской выписке (кнопка Проведено банком на форме журнала платежей). С помощью журнала можно производить автоматическую выгрузку платежей в банк и загрузку выписок (кнопка Выгрузка и загрузка платежей).

На закладках К поступлению и К оплате отображаются распоряжения, по которым можно произвести оплату (заказы клиентов, заказы поставщиков, договоры, накладные).

В журнале отображаются остатки доступных к расходу сумм, планируемые суммы поступления и расхода денежных средств.

Использование журнала платежей обеспечивает быстрый переход к отчетам:

■ Ведомость по денежным средствам – позволяет проанализировать остатки и движения денежных средств;

■ Контроль операций с денежными средствами – позволяет проконтролировать движения наличных и безналичных денежных средств.

Предусмотрена возможность контроля лимитов расходования денежных средств.

Для контроля за расходованием ДС предусмотрены различные инструменты прикладного решения, использование которых позволяет:

■ спланировать, сколько денежных средств необходимо выделить на расходы того или иного подразделения/организации;

■ установить объем доступных к расходованию денежных средств по каждой статье ДДС;

■ уменьшить объем расходов/выплат и произвести их контроль.

Контроль лимита расходования денежных средств может производиться как по предприятию в целом, так и по подразделениям и организациям.

Устанавливать и контролировать допустимые объемы расходования денежных средств позволяют инструменты лимитирования расхода ДС. Данные инструменты доступны при условии, что финансовое планирование осуществляется без использования системы бюджетирования.

При использовании системы бюджетирования доступны расширенные возможности контроля лимитов по дополнительным аналитикам (Партнер, Договор и прочие) и по периодам, отличным от месяца (квартал, год, неделя).

Подробнее о возможностях контроля лимитов с использованием бюджетов см. статью и видеоурок Бюджет движения денежных средств: лимиты расходования денежных средств.

Использование лимитов расхода денежных средств по статьям ДДС определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Использование лимитов.

Данная функциональная опция становится доступна при установленной функциональной опции Заявки на расходование денежных средств.

При выборе режима лимитов По документам лимитов расхода ДС становятся доступны дополнительные настройки.

Использование лимитов по организациям определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Лимиты расхода по организациям.

Использование лимитов по подразделениям определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Лимиты расхода по подразделениям.

Непосредственно лимиты вводятся в списке Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Лимиты расхода ДС. Реквизиты для заполнения включают период, организацию, статью движения денежных средств и сам лимит. В документе предусмотрена возможность автозаполнения статьями ДДС, лимитами прошлого месяца.

Для установленных лимитов можно использовать оповещающий и ограничивающий виды контроля. Использование ограничивающего контроля лимитов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Контролировать превышение лимитов. При превышении лимита согласование и утверждение заявок блокируются.

Контроль лимитов при проведении заявки производится, если заявка находится в статусах: Не согласована, Согласована, К оплате. В статусе Отклонена контроль лимитов не производится.

Проверяются все правила лимитов, удовлетворяющие аналитикам заявки, и выдаются сообщения о превышении лимитов.

Контроль превышения лимита будет действовать для всех статей ДДС (организаций, подразделений), даже если он не установлен. В том случае, если по какой-либо статье движения денежных средств контроль лимита не требуется, ее необходимо включить в список контролируемых статей и не устанавливать лимит (лимит не ограничен).

Флаг Сверх лимита в документе Заявка на расходование ДС по сути означает запрос от ответственного менеджера на согласовании заявки сверх лимита. Право ставить данный флаг есть у всех пользователей, у которых   есть право создавать документ Заявка на расходование ДС. В стандартной конфигурации нет возможности ограничения прав на флаг Сверх лимита.

Влияние флага «Сверх лимита»

Расходование денежных средств в рамках установленных лимитов отражается в отчете Казначейство – Отчеты по казначейству – Планирование и контроль денежных средств – Лимиты расхода денежных средств.

Использование данного отчета позволяет:

■ определить, по каким статьям движения денежных средств есть превышение или лимит израсходован не полностью;

■ проанализировать планируемое использование лимитов за период;

■ проанализировать фактическое использование лимитов за период.

Можно планировать перемещения денежных средств между расчетными счетами и кассами предприятия.

Использование планирования перемещений денежных средств определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Заявки на расходование денежных средств.

Потребность в перемещении денежных средств оформляется документом Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Распоряжение на перемещение ДС. Каждое перемещение связано с предопределенной операцией:

■ Поступление из банка;

■ Сдача в банк;

■ Инкассация в банк;

■ Инкассация из банка;

■ Перечисление на другой счет;

■ Выдача в другую кассу.

Валюта перемещаемых денежных средств определяется валютой кассы или расчетного счета.

Обязательность указания распоряжения при перемещении денежных средств определяется для каждой кассы (реквизит Разрешить прием и передачу денежных средств без «распоряжений на перемещение» в другие кассы в карточке кассы организации).

Для каждой кассы можно определить список тех касс, в которые можно перемещать денежные средства без утвержденного распоряжения.

Управление документом Распоряжение на перемещение денежных средств осуществляется при помощи статусов, аналогичных статусам документа Заявка на расходование денежных средств.

Планирование перемещения ДС между организациями осуществляется с помощью документа Заявка на расходование денежных средств с видом операции расхода денежных средств Оплата в другую организацию.

Для планирования прочих поступлений денежных средств (получение ссуды, получение кредита в банке и т. д.) предназначен документ Ожидаемое поступление денежных средств.

Документ может быть оформлен из списка документов Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Ожидаемые поступления ДС.

В рабочем месте Платежный календарь для целей планирования поступлений нужно в форме платежного календаря в Еще – Настройка включить опцию Ожидаемые поступления, введенные вручную.

В платежном календаре ожидаемые поступления «устаревают», отображаются только поступления на будущие даты. Ожидаемые поступления за прошедшие дни становятся неактуальными и в колонку Просрочено платежного календаря не попадают.

При получении оплаты в день ожидаемого поступления, исходная сумма документа для учета в платежном календаре уменьшается. Сопоставление ожидаемых и фактических сумм производится по:

■ организации;

■ статье ДДС;

■ валюте;

■ по форме оплаты и банковскому счету / кассе, если они указаны.

Документ Ожидаемое поступление денежных средств может быть создан по контекстной команде Запланировать – Поступление из Платежного календаря.

Оплата утвержденных документов Заявка на расходование денежных средств и Распоряжение на перемещение денежных средств осуществляется документами:

■ Расходный кассовый ордер;

■ Списание безналичных денежных средств;

■ Эквайринговая операция (тип операции Возврат или иная оплата клиенту).

Для оформления оплаты заявок на расходование денежных средств предусмотрены рабочие места:

■ Казначейство – Касса – Расходные кассовые ордера (расходование наличных ДС);

■ Казначейство – Банк – Безналичные платежи (расходование безналичных ДС);

■ Казначейство – Эквайринг – Эквайринговые операции.